Dutch Business Partners

Pak je rol en maak van vergaderingen een nuttige zit.

Kunnen de vergaderingen waar je aan deelneemt beter?

Vraag je als eerst af waarom jullie in een vergadersetting bij elkaar komen? Wat is het doel van deze bijeenkomst én welke onderwerpen staan op de agenda?

Dutch Business Partners heeft goede ervaringen met het instellen van vergaderregels voor iedere bijeenkomst. Dit zijn regels die de efficiëntie en doeltreffendheid van vergaderingen ten goede komen. Maak hieronder kennis met praktijkvoorbeelden van vergaderen in nieuwe stijl.

Vergaderregels

• Voorzitter leidt de vergadering.
• Vaste notulist, notulen zijn de volgende dag beschikbaar in concept.
• Duur vergadering: maximaal 1 uur.
• Agendapunten kunnen alleen in overleg met de voorzitter worden ingebracht.
• Rondvraag punten vóór aanvang van de vergadering inbrengen.
• Indien verhinderd, zorgt de betrokkene voor een vervanger en stelt de voorzitter op de hoogte.
• Indien geen vervanger te regelen is, zorgt betrokkene voor schriftelijke input via de voorzitter.
• Actielijst is altijd up to date.
• Regels zonder handhaving hebben geen waarde!

Stuur de vergaderregels mee met iedere vergader uitnodiging

Agenda

• Vaststellen notulen.
• Punten voor de rondvraag noteren.
• Mededelingen.
• Stemmen en vaststellen besluiten (besproken in eerdere vergadering).
• Dashbord bespreken.
• Onderwerpen bespreken, als discussie zonder besluitvorming.
• Actielijst doornemen en op basis van feiten vaststellen welke punten zijn behaald.
• Rondvraag (alleen de genoteerde punten).

 

Overwegingen

• Weet iedereen wat van hem/haar verwacht wordt als deelnemer?
• Zijn er genodigden zonder rol? Nodig deze dan niet uit.
• Vervangingsmatrix aanwezig, gecommuniceerd, gedragen en getest?
• Gebruik zandlopers van 3 of 5 minuten om de spreektijden te reduceren.
• Maak gebruik van een onafhankelijke vergadercoach voor de implementatie. Dit maakt het makkelijker om niet gewenst gedrag zichtbaar en bespreekbaar te maken.

Aan het werk

• Voorbereiding is strikt noodzakelijk
• Spreek elkaar aan op gedrag.
• Niet voorbereide deelnemers zijn respectloos naar de andere deelnemers!
• Stel niet uit tot morgen wat je vandaag een ander beter kunt laten doen.

Tot slot, gebruik de tijd die door deze efficiency vrijkomt voor het implementeren van de actiepunten uit de vergaderingen nieuwe stijl!

Geïnteresseerd? Contact Dutch Business Partners voor meer informatie.

Dutch Business Partners, partner in profit generating advice and successful business.